【文本解读】关于《正蓝旗司法局档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》的解读

关于上报《正蓝旗司法局档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表

三合一制度》的报告

一、出台背景

随着司法行政工作的不断发展和业务量的日益增加，我局积累的档案数量也在持续增长。原有的档案管理方式在分类的细致程度、文件材料归档范围的界定以及保管期限的划分上存在一定的模糊性和不科学性，导致档案管理工作效率较低，检索利用不便。同时，上级部门对于档案管理工作的标准和要求也在不断提高，为适应新形势下档案管理工作的需要，迫切需要制定一套统一、规范、完善的档案管理制度。

二、出台意义

1.提升管理效率：明确的档案分类方案使得档案整理、存放更加有序，工作人员能够快速定位所需档案，极大提高了档案管理工作的效率。

2.保障档案质量：清晰界定文件材料的归档范围，确保有价值的文件不被遗漏，无关材料不被混入，保证了档案资源的质量。

3.合理利用资源：科学划分档案保管期限，避免了对长期不用档案的过度保管，节省了存储空间和管理成本，同时也确保了重要档案得到妥善保存。

4.符合法规要求：本制度的出台符合国家相关档案管理法律法规和政策要求，有助于推动我局档案管理工作走上法制化轨道。

三、出台内容

1.档案分类方案：将我局档案分为文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等几大类别，并在每个大类下进一步细分小类，如文书档案分为综合类、政工类、法制类等。每个类别都明确了分类标准和编号规则，便于档案的分类管理和查询。

2.文件材料归档范围：详细列举了需要归档的文件材料，包括上级机关来文、本机关发文、内部文件、会议文件、业务工作文件等。明确规定凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料均应归档。

3.档案保管期限表：将档案保管期限划分为永久、定期（30 年、10 年）两类。永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件材料、重要会议文件、重要业务文件等；定期保管的档案根据其重要程度和利用价值分别确定为 30 年或 10 年。对不同保管期限的档案到期后的处置方式也做出了明确规定。

四、预计达到成效

1.档案管理规范化：通过实施 “三合一制度”，使我局档案管理工作有章可循，各项流程更加规范，提升档案管理的整体水平。

2.服务水平提升：高效的档案管理将为司法行政工作提供更便捷的档案服务，工作人员能够快速获取所需档案信息，为决策、办案等工作提供有力支持。

3.促进工作发展：完善的档案管理有助于总结工作经验，为司法行政工作的持续改进和创新发展提供历史依据和参考。